יום בנייה של 6 שעות במשרדי הארגון, לצוות של עד 8 משתתפים. בונים על המשימות והקבצים שלכם, בודקים כל כלי מול העבודה האמיתית ומעבירים לאישור המנהל, בהתאם לנהלי IT, אבטחת מידע והסטנדרט הארגוני. היעד הוא 16 כלים, בהתאם למיפוי ולמורכבות; מספר התוצרים אינו מובטח.
לפני יום הבנייה: הכנה עם ראש הצוות וראיון עם כל משתתף למיפוי הצרכים, הרמה והמערכות. כך בוחרים משימות, כלים והרשאות לפני שמתחילים.
החבילה כוללת שיחת מעקב של שעה, בתיאום לפי הצורך בתוך שבועיים מיום הבנייה, לבדיקת השימוש ולדיוק הכלים.
מתחילים בשיחת מיפוי ראשונית ללא עלות, שבה נזהה שלוש הזדמנויות לשיפור בעבודת הצוות.
בקצרה: למי ולמה
בכל צוות יש משימות שחוזרות כל בוקר או כל שבוע ולוקחות שעות: שליפת נתונים, דוחות, מיילים וסיכומים. הידע איך עושים אותן יושב לרוב בראש של אדם אחד, וכל אחד מחזיק גרסה משלו. ביום הזה הופכים את המשימות האלה לכלים שעובדים, ומתקינים אותם אצל כל הצוות.
- צוות של עד 8 אנשים עם משימות חוזרות שגוזלות זמן, וראש צוות שמגדיר מראש מה חשוב.
- עבודה על הנתונים והפורמטים שלכם לא דוגמאות גנריות. הכל קורה אצלכם, תחת המגבלות של הארגון.
- בלי רקע טכני ליווי אישי לכל משתתף לאורך כל היום.
השיטה
mAind Playbook
תהליך חוזר מקצה לקצה, מהמיפוי ועד ה-ROI המוכח.
מיפוי
ממפים את כוח האדם, התהליכים והעלות האמיתית של כל יחידת זמן.
תיעדוף
מתעדפים לפי פוטנציאל וסיכון, ולומדים את התהליך הקיים והסטנדרט הארגוני.
בנייה
מתאימים את התהליך והכלים, ומדייקים יחד עם העובד עצמו שמכיר את התהליך הכי טוב.
הטמעה
מטמיעים בשגרה, מאמנים את הצוות לסטנדרט חדש, עם תיעוד וליווי.
מדידה ו-ROI
מודדים זמן, עלות ותפוקה, סוגרים את המעגל ומחזירים ROI מוכח להנהלה.
סדר היום
- פתיחה ויישור קו30 דק׳
מטרות, עם מה יוצאים היום, מי אחראי על מה. ומתחילים לעבוד.
- מיפוי ותעדוף אישי40 דק׳
שיחה מונחית עם כל אחד: מיקוד במשימות שחוזרות כל שבוע, כמה זמן הן לוקחות, ובאיזה סדר תוקפים אותן.
- הפסקה15 דק׳
- בנייה: הכלי הראשון75 דק׳
בונים על משימות שתועדפו מראש ובודקים מול עבודה אמיתית. כל כלי עובר בדיקה ואישור של המנהל.
- צהריים30 דק׳
- דיוק, בדיקה והכלי הבא70 דק׳
בונים דוגמה נוספת, מדייקים ומיישרים לפורמטים של הצוות. מי שסיים עובר למשימה הבאה בתעדוף שלו.
- סבב השלמה40 דק׳
מתקדמים ממשיכים לבנות עוד תהליכים, וליווי צמוד למי שעוד באמצע. כל כלי נבדק לפני שהוא נסגר.
- אריזה של כל התוצרים לערכת צוות40 דק׳
כל הכלים נארזים לערכה אחת משותפת, עם תיעוד שנכתב אוטומטית ובעלים בצוות לכל תהליך וכלי.
- סיכום ומדידה20 דק׳
כמה זמן לקחה כל משימה לפני, כמה היא לוקחת עכשיו, וסיכום הביצועים ברמה הצוותית.
לאורך כל היום: ליווי אישי לכל משתתף, עבודה על הנתונים והפורמטים האמיתיים של הארגון, והכל קורה אצלכם במשרד, בסביבה ותחת המגבלות של הארגון. המטרה היא לפתור בעיות בזמן אמת וללמוד מהן.
מה הצוות מקבל בסוף היום
הכל נשאר מותקן בסביבה של הצוות, כולל ידע פרקטי איך לבנות ולשפר תהליכים בהמשך.
- 1יעד: 16 כלים, סקילים ותהליכים לצוות. יעד: 16 כלים לצוות, בהתאם למיפוי ולמורכבות. מספר התוצרים אינו מובטח. המנהל בודק ומאשר כל כלי מול עבודה אמיתית של הצוות, בהתאם לנהלי IT, אבטחת מידע והסטנדרט הארגוני.
- 2אוטומציה על תהליכים חוזרים. בונים אוטומציות לפי המיפוי וההרשאות, עם בדיקות ואישור מנהל לפני ההפעלה.
- 3דשבורד פוקוס יומי. מיילים עם דראפט מוכן לשליחה ונתונים, התראות, יומן ומשימות במסך אחד, עם סדר עדיפויות ברור לכל בוקר במקום לרדוף אחרי כל ערוץ בנפרד.
- 4דשבורד מנהלים. תמונת מצב על מה הצוות עושה: אילו תהליכים רצים, מי משתמש במה, וכמה זמן נחסך בפועל.
- 5חפיפה אוטומטית לעובד חדש. כל עובד חדש מקבל ביום הראשון את כל הכלים של הצוות, כולל הסבר ודוגמאות שמלמדים אותו תוך כדי עבודה.
- 6מרכז ידע צוותי. כל תהליך מתועד לבד: מה הוא עושה, מתי מריצים אותו ומה התוצר. מקום אחד לכל הצוות, במקום ידע שיושב בראש של אדם אחד.
- 7ערכת כלים שמתעדכנת לבד. כשמישהו משפר כלי, השיפור מגיע לכולם. אין גרסאות כפולות ואין מי שנשאר עם גרסה ישנה.
- 8סביבה ממוקדת ביצועים. כל אחד עובד בסביבה שמכירה את הפורמטים, הכללים והמגבלות של הארגון, ושומרת על סדר בתיקיות ובתוצרים.
לפני יום הבנייה: הכנה עם ראש הצוות וראיון עם כל משתתף למיפוי הצרכים, הרמה והמערכות. כך בוחרים משימות, כלים והרשאות לפני שמתחילים. יעד: 16 כלים לצוות, בהתאם למיפוי ולמורכבות. מספר התוצרים אינו מובטח.
איך ערכת הכלים של הצוות נבנית
- בונים לפי המיפוי והתיעדוף. בוחרים משימות בהתאם למיפוי, למורכבות וליכולת לבדוק את התוצאה.
- הכלים נאספים לערכה אחת. כל מה שנבנה ביום נארז יחד ומותקן אצל כל הצוות.
- התיעוד נכתב לבד. לכל כלי נשמר מה הוא עושה, מי אחראי עליו ואיך משתמשים בו.
- שיפורים מגיעים לכולם. מישהו משדרג כלי, וכל הצוות מקבל את הגרסה החדשה בלי לעשות כלום.
ספריית דוגמאות: מה צוותים בונים
הדוגמאות להמחשה, מתוך מגוון רחב של אפשרויות. חשוב לדעת: מה בונים בפועל נקבע באפיון המקדים עם ראש הצוות, לפי המשימות השוטפות שלכם, מקורות המידע וההספק ביום עצמו, ולצד המגבלות שאתם עובדים בהן.
תוצרים על נתונים ודוחות
- דשבורד אינטראקטיבי על אקסלהגרפים והמדדים נבנים בתוך הקובץ שאתם כבר עובדים איתו, ומתעדכנים עם הנתונים.
- דשבורד HTML אינטראקטיבי למחקר ושיתוףקובץ אחד שאפשר לשלוח לכל מנהל, עם סינון וחיתוכים בלי לבנות דוח מחדש.
- מצגת הנהלה בטמפלייט המותגשורה תחתונה, מגמות, חריגות והמלצות לצעדים הבאים הופכים למצגת עם מייל סיכום מנוסח, מוכנים לשליחה.
- ניתוח עומק ואיתור חריגותסריקת הנתונים, הצפת דגלים וחיתוכים שלא הסתכלתם עליהם, ואנליזות מזוויות לא רגילות.
- איחוד נתונים בין מערכותשליפה מכמה מקורות, איחוד ובדיקת תקינות, ובסוף טבלה אחת אמינה שמוכנה לעבודה ורצה בלחיצה.
- דשבורד פוקוס יומיבמקום לרדוף אחרי ארבעה ערוצי מידע, מסך אחד שאומר במה להתחיל.
תוצרים ברמת הצוות והארגון
- ערכת כלים לצוות שלםכל מה שהצוות בנה נארז יחד, ועובד חדש מקבל את זה ביום הראשון שלו.
- מרכז ידע על התהליכיםמה כל תהליך עושה, מתי הוא רץ ומי אחראי עליו. מקום אחד לכל הצוות.
- עבודה בפורמטים שלכםהתוצרים נבנים ישר לתוך התבניות והשפה שלכם, בלי לעצב מחדש כל פעם.
- אוטומציה שמחברת כליםשליפה, עיבוד ואימות נתונים, ושלושה תוצרים במקביל: דשבורד, מצגת ומייל סיכום. בלי שאף אחד נוגע בזה.
- מהיעד ועד המשימה ביומןפירוק יעדים אסטרטגיים לאבני דרך, KPIs והערכת זמנים, ועד משימות עם תאריך ביומן.
- לפני ואחרי, במספריםמודדים לפני ואחרי על אותם תהליכים. הפוקוס הוא להזיז את המחט ואת התפוקות.
במספרים
איך מודדים הצלחה
- המנהל בודק ומאשר כל כלי מול עבודה אמיתית של הצוות, בהתאם לנהלי IT, אבטחת מידע והסטנדרט הארגוני.
- מודדים כמה זמן לקחה כל משימה לפני היום, וכמה היא לוקחת אחריו.
- החבילה כוללת שיחת מעקב של שעה, בתיאום לפי הצורך בתוך שבועיים מיום הבנייה, לבדיקת השימוש ולדיוק הכלים.
שאלות נפוצות
מה כלול לפני יום הבנייה?
לפני יום הבנייה: הכנה עם ראש הצוות וראיון עם כל משתתף למיפוי הצרכים, הרמה והמערכות. כך בוחרים משימות, כלים והרשאות לפני שמתחילים.
כמה כלים בונים?
יעד: 16 כלים לצוות, בהתאם למיפוי ולמורכבות. מספר התוצרים אינו מובטח.
איך בודקים שהכלים מתאימים לצוות?
המנהל בודק ומאשר כל כלי מול עבודה אמיתית של הצוות, בהתאם לנהלי IT, אבטחת מידע והסטנדרט הארגוני.
איזה מעקב כלול בחבילה?
החבילה כוללת שיחת מעקב של שעה, בתיאום לפי הצורך בתוך שבועיים מיום הבנייה, לבדיקת השימוש ולדיוק הכלים.
איך מתחילים?
מתחילים בשיחת מיפוי ראשונית ללא עלות, שבה נזהה שלוש הזדמנויות לשיפור בעבודת הצוות.
כמה זמן נמשך היום, ואיפה?
מ-10:00 עד 16:00, במשרדי הארגון. הכל קורה אצלכם, בסביבה ותחת המגבלות של הארגון.
כמה משתתפים?
עד 8 משתתפים, עם ליווי אישי בבנייה. יעד: 16 כלים לצוות, בהתאם למיפוי ולמורכבות. מספר התוצרים אינו מובטח.
מי קובע מה בונים ביום?
לפני יום הבנייה: הכנה עם ראש הצוות וראיון עם כל משתתף למיפוי הצרכים, הרמה והמערכות. כך בוחרים משימות, כלים והרשאות לפני שמתחילים. המנהל בודק ומאשר כל כלי מול עבודה אמיתית של הצוות, בהתאם לנהלי IT, אבטחת מידע והסטנדרט הארגוני.
מה נשאר אחרי שהיום נגמר?
ערכת כלים מותקנת אצל כל הצוות, עם תיעוד שנכתב אוטומטית ובעלים לכל תהליך. החבילה כוללת שיחת מעקב של שעה, בתיאום לפי הצורך בתוך שבועיים מיום הבנייה, לבדיקת השימוש ולדיוק הכלים.
במה זה שונה מסדנת AI לצוותים?
בסדנה הצוות בונה יחד תהליך על משימה אמיתית במפגש מרוכז. ב-AI Impact Day כל משתתף בונה כלים משלו לאורך יום שלם, ובסוף היום הכל נארז לערכה צוותית אחת.
הצעד הבא
מתחילים בשיחת מיפוי ראשונית ללא עלות, שבה נזהה שלוש הזדמנויות לשיפור בעבודת הצוות.
